Le RoadBook - carnet de sejour

RoadBook, impulsé par Destination Ile de Ré, propulsé par Raccourci

Destination Ile de Ré et le développement durable : plus qu’une stratégie, une ambition affirmée et assumée !

Dès fin Août 2019, l'équipe entâme un travail de fond en vue de passer à l'ère du Zéro Flyer, première étape pour tendre vers le zéro papier. Réduction de nos éditions papiers, suppression de tous les présentoirs à flyers dans nos 10 Bureaux d’Accueil, écrans à affichage dynamique, double écran en accueil physique, tchat en ligne, rendez-vous visio, dématérialisation, réunions internes, la Ré-volution était en marche. Sur la première année cela représente entre 70 et 100 000 flyers en moins et une première réduction print de l'ordre de 35 000 éditions. C'est aussi 11 500 carnets de séjours numériques conçus grâce au Roadbook entre Juillet et Décembre 2020. ♻️

Deuxième point de taille, la consultation de nos partenaires et socio-pros locaux. Le service commercial annonce ces évolutions dès Septembre 2019 : enquêtes, appels, consultation du Comité Technique et des prestataires. La tendance est positive, l’Ile de Ré est un territoire préservé, entouré d’eau où chacun se sent concerné par l’écologie. L’écoute et le travail vont donc naturellement se concentrer sur les inquiétudes et craintes légitimes. En découleront de nouveaux outils qui répondent aux attentes de nos partenaires en termes de promotion et de visibilité dans nos points d’accueil (écrans dynamiques, et le fameux roadbook..)

Enfin plusieurs constats nous donnaient des indices sur le cap à prendre : baisse de la fréquentation de nos Bureaux d’Accueil, demandes de plus en plus personnalisées et personnalisables, demandes d’outils d’accueil de nos partenaires. Nous avions d’ailleurs testé le partage de« fiches pratiques de notre GoogleDrive », retours positifs mais dispositif difficilement déployable et nous coupant de nos principaux outils métiers que sont les SIT départementaux et nos Studio Web. ⛵

LE ROADBOOK : cREation/Développement d’un nouvel outil d’accueil pour promouvoir le territoire et ses acteurs.

“ Un groupe de travail se constitue entre équipe accueil et numérique de l’OT, l’idée émerge, se précise, devient si évidente, LE ROADBOOK est né ! ”

L'objectif était d’avoir un outil POUR les conseillers en séjour créé PAR les conseillers en séjour. Outil personnalisable à souhait et évolutif avec des versions 2, 3. Les équipes accueil et numérique se réunissent, établissent un cahier des charges complet. Une consultation est lancée auprès de 3 start-up. L’Agence Raccourci, implantée à La Rochelle répond le mieux au projet, une maquette prometteuse fait l’unanimité. L’ Agence va même plus loin, convaincue du potentiel et de l'avenir d’un tel outil elle nous propose un co-financement à hauteur de 50%. Un co-développement se met alors en place entre l’expertise de terrain des salariés de l’OT et les compétences techniques des équipes de Raccourci. L’Agence Rochelaise spécialisée dans le tourisme depuis de nombreuses années déploie dans la foulée la gamme Taka dans le cadre des plans de relance des activités avec Open Tourism Lab.

Réunions internes, réunions à l’agence, fichiers numériques partagés entre les 2 structures, visios, maquettes, graphisme, test, formation à la saisie pour certains membres de l’équipe…. Tous les conseillers en séjours (CDI, CDD, alternants…) suivent les maquettes par le biais de réunions, donnent leurs avis, besoins, évolutions. C’est à ce moment que la complémentarité d’une équipe exprime son plein potentiel ! C’est également le meilleur moyen de prendre part au projet, se l’approprier, ne pas avoir peur de cette évolution, en devenir ambassadeur. Les équipes de Raccourci développent et affinent le Roadbook en conséquence. Au fur et à mesure des réunions de moins en moins de questions et de besoins de la part des conseillers, synonyme que le Roadbook est prêt à être utilisé en accueil 😊

Le RoadBook en bref c’est quoi ?

C’est une Webapp d’accueil UNIQUE utilisée par le conseiller en séjour qui regroupe toutes nos données numériques chaudes et froides qui étaient dispersées sur divers supports (infos du SIT, Studio, Drive, qualification client TypeForm, iledere.com, google etc etc..).

“Fini l’accueil sur PC avec 7 onglets ouverts et Google comme refuge le plus rapide."

"En pleine saison, fini le stress de perdre du temps à effectuer de nombreux filtres pour parvenir à extraire une liste uniquement de feux d’artifice, de brocantes, de sorties natures ou de sorties bateaux (sans compter les critères de dates, d’accessibilité, de prix…..).”

Tout est pré paramétré, anticipé. (Façon de dire car nos visiteurs sont toujours très innovants :-D)

Des playlists issues de nos bases sont créées selon les demandes récurrentes et précises de nos visiteurs : camping avec piscine, plage pour les chiens, restaurants vegan, résidence avec piscine couverte et chauffée, restaurants à emporter, que faire quand il pleut, concours de pétanque.... Et bien entendu toutes les autres infos et brochures numériques. Des fiches pratiques sont également insérées et bientôt des contenus plus ludiques et + fun 😊Nous ajoutons dans un panier à la façon d’un site e-commerce les informations. Pour l'accueil physique un double écran permet au visiteur de voir la sélection en cours (idem en visio partagée). Un système de filtre permet de cibler au mieux la demande par type de visiteur : « famille, excursionniste, résident secondaire, population locale » mais aussi par critère de demande « Où dormir, où manger, développement durable, cartes/plans, Tourisme et Handicap, animations etc… » Ces critères peuvent être croisés, pratique et utile.

Nous pouvons à tout moment ajouter très rapidement et manuellement de l’offre issue du SIT ou du Studio via le bouton "ajouter de l'offre touristique". Une barre de recherche intelligente nous permet d’accéder rapidement aux contenus. Nous pouvons aussi ajouter un commentaire manuellement.“

Terminé le bout de papier qui, au mieux, finira dans une poubelle…” 🚯

Nous créons à nos visiteurs leur propre site internet, avec chacun son url de connexion. Nous lui envoyons son site par mail, par sms et bientôt via WhatsApp. Il peut sinon scanner le QR code et accéder à la "Liste de Ses Envies". Pour nos clientèles moins en phase et/ou moins à l’aise avec le numérique, une version imprimable est toujours disponible. Le visiteur reçoit chaque fois sa version pdf 😊

Il est possible de rechercher un ancien carnet de séjour grâce au mail du visiteur, à son numéro de téléphone ou numéro de carnet. Nous pouvons ainsi compléter son carnet de séjour sur place ou à distance.

Exemple concret pour la population locale : « Des visiteurs Rétais nous demandent au gré des saisons et des rentrées scolaires les nouveaux horaires de bus, les ouvertures de la déchetterie, du cinéma, les passages des ordures ménagères… Nous lui créons alors son site personnel. Dès que nous mettons à jour l’info dans nos bases, son site se met à jour, c’est magique et instantané ! »

Cette capacité d’instantanéité permet pour un touriste de disposer de listes évolutives, toujours à jour ! Si une animation est ajoutée ou supprimée pendant son séjour, hop c’est sur son site !

Chaque visiteur repart avec SA liste sur mesure et ne repart pas avec le même guide ou le même flyer que le visiteur d’avant ou d’après. Nous mettons en avant également dans le Roadbook des listes en phase avec nos valeurs : activités nature et découverte, hébergements écolabel, développement durable, sports nautiques, patrimoine bâti et culinaire… C’est aussi le moyen de pousser la réservation en ligne avec des playlists spécifiques.

"Les premiers retours d’utilisation terrain sont déjà là, très positifs et permettent un ajustement au jour le jour. 11 500 Roadbook ont été envoyés entre Juillet et Décembre 2020 (accueil physique + tel + tchat + rdv visios) avec dans le même temps plus de 300 retours d'enquêtes satisfaction collectées. Autant de points importants pour l'amélioration de l'outil." 😎

Le gain de temps pour le traitement des mails est important. "Pas besoin de rédiger un mail, c’est prêt c’est envoyé en direct !" 🚅

Le Roadbook est d’ailleurs le parfait prolongement des rdv viso/tél (voir article📺).

“Le visiteur sent le conseiller à l’aise, branché sur un seul outil et ne pianotant pas frénétiquement sur son clavier pour retrouver un mot de passe ou un onglet perdu :) ça c’est le must !”

“Lors de la prise de rdv visio, le visiteur rentre des infos comme sa demande, date de séjour... Cela nous permet de préparer en amont le Roadbook entre 2 rdv. Nous rappelons le visiteurs et pouvons alors nous concentrer à élargir et cibler encore mieux sa demande.”


Vidéo de présentation : utilisation et fonctionnalité à l'accueil

Cliquez sur la vidéo pour une démo :)

Article sur la site de la MONA et vidéo France 3

Les perspectives sont nombreuses en terme de qualité et de services :

Les évolutions et idées de développement fusent déjà et sont en discussion avec l'agence. Roadbook pour les pros hébergeurs, évolutions diverses...

Le RoadBook était prêt pour la saison 2020 mais la crise sanitaire en a décidé autrement. Lancé en Juin à la réouverture de nos locaux, il est à l'heure actuelle notre outil d'accueil le plus adapté pour éviter les contacts et les transmissions de brochures papiers.

De nombreux OT, CDT se penchent sur cet outil d'accueil. Les retours sont positifs et très encourageants, affaire à suivre...

Article et vidéo sur E-tourisme info


Présentation du RoadBook lors du Web'innov - Open Tourism Lab 15/06/2020 à partir de 47min35



Co-developpé et co-financé par :

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