Rendez-vous visio/tel TAKA

Rendez-vous visio/tél : solution Taka développée par l'Agence Raccourci

Nous utilisons cet outil d'accueil depuis Juin 2020, année durant laquelle nous avons réalisé 229 rendez-vous.
Cette solution a été développée par l'Agence Raccourci dans le cadre du plan de relance de la crise sanitaire et Destination Ile de Ré participe activement à ses évolutions.

"Dans nos métiers d'accueil, nous sommes souvent en phase d'attente du visiteur : accueil, physique, téléphone, mail, tchat, le visiteur contacte le conseiller"

Le RDV Visio ou téléphonique inverse la situation
et remet le conseiller en séjour au centre du jeu comme véritable expert de Destination.
Le conseiller mène la danse et sait sur son planning qu'il va contacter Madame Dupont à 15h30. Il connaît à l’avance sa demande, ses dates de séjour, son niveau de connaissance du territoire car Madame Dupont a rempli un formulaire pour la prise de rendez-vous. Il peut déjà commencer à lui construire un carnet de séjour personnalisé et anticiper d'autres propositions et futures demandes..

Comme sur tous les canaux, il faut être pro-actif sur le ciblage des centres d'intérêts, l'élargissement de la demande et la reformulation pour aller encore plus loin dans la personnalisation des réponses.

Le temps d'entretien est paramétré sur 10 minutes en haute saison, 15 minutes en basse saison pour la préparation des séjours. Temps de pause de 10 minutes entre chaque entretien pour le conseiller.

📅 Par exemple il est possible d'ouvrir 12 créneaux par jour (rdv de 15 minutes) sur une base d'un conseiller un séjour le matin, un l'après-midi (horaires des visios paramétrés de 9h30 à 12h30 et de 14h15 à 16h30). Cela représente 60 rdv possibles sur 5 jours.
Le visiteur peut prendre rendez-vous jusqu'à 20 minutes avant le prochain rdv dispo. Il peut également prendre rendez-vous dans les 5, 6 prochains jours (paramètres tous ajustables). Il choisi son conseiller, le jour et l'heure du rdv comme dans un formulaire type "Doctolib" puis inscrit ses informations de contact et reçoit un mail de confirmation. Il pourra à tout moment modifier son rdv et recevra une relance automatique par sms.

🎥 Côté conseiller, l'outil est simple d'utilisation est très efficace. Connexion avec ses identifiants Studio pour avoir accès à son planning type "googleagenda" (voir image tout en bas de l'écran). Les rendez-vous apparaissent en orange. Par simple clic sur un rendez-vous il est possible d'accéder à la fiche qui regroupe : les contacts du visiteur, date et heure du rdv, réponses aux questions du formulaire d'inscription, lien pour la visio.... Le conseiller reçoit lui aussi une notification par mail dès qu'un rdv est posé.

🏖️ Les utilisateurs sont en majorité en phase de préparation de séjour.
Nous enregistrons des rendez-vous pris par des personnes ayant une vie active très dense et très prenante. Ces rendez-vous nous permettent de toucher une nouvelle clientèle qui ne se serait pas forcément déplacée en Office de Tourisme.
Un très faible taux de visiteurs ne répondent pas présents même après relances. Ils reçoivent alors un message pour reprendre rendez-vous et/ou nous contacter via d'autres supports.

Lors des conversations, nous utilisons le Roadbook (voir article). Ces outils rendent le service facile et personnalisé notamment grâce au partage d'écran et à la création d'un carnet de séjour personnel. Ils prennent pleinement leurs sens dans l'élargissement des demandes, la prise de centres d'intérêts, la reformulation qui sont désormais des critères majeurs de la Marque Qualité Tourisme.


Les retours clients sont excellents et la satisfaction très bonne .

- Presque 100% des contacts indiquent que le créneau de 10 minutes est suffisant.
- Points forts :
cité à 68% "Etre contacté directement par un conseiller", 52% choix de l'heure de prise de rendez-vous, 42% personnalisation des conseils....
- note moyenne : 4,4/5 avec 63% de 5/5,
- 84% indiquent qu'ils réutiliseront le chat lors d'une future demande,
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Commentaires des visiteurs :
"Maud est compétente et agréable donc le résultat est positif ! merci"
"C'est très bien comme cela... ne changez rien"
"Tr
ès bien. A poursuivre"
"Au vu de notre situation sanitaire j’ai beaucoup aimé la rencontre par téléphone avant notre séjour, nous as permit avoir les informations nécessaires pour profiter pleinement de nos vacances en famille. Application île de ré de office de tourisme à continuer à développer pour toujours nous donner un confort. Merci"

"Merci pour cette nouveauté",
"C'est un grand confort de pouvoir avoir son propre créneau, continuez comme ça",
"Super idée merci"
"Continuez ces rendez-vous l'idée et géniale"